Haufe X360 Auftragsanlage

RUDI legt eingehende Kundenbestellungen automatisch als Kundenaufträge in Haufe X360 an. Diese Seite erklärt den täglichen Arbeitsablauf und die Sicherheit dahinter.

sudo ~/bin/hfx360-disable.sh "Grund der Sperre"

Täglicher Ablauf

So läuft es im Alltag ab – Schritt für Schritt. Kein Chat-Befehl nötig.

1. Bestellung kommt per Mail rein
   Kunde schickt seine Bestellung an info@regiofrucht.de – die Mail landet im normalen Outlook-Posteingang.
2. Öffne /hfx360/inbox.html („Neue Bestellungen")
   Die Seite zeigt alle Mails aus dem Info-Inbox-Ordner. Zu jeder Mail erkennt RUDI automatisch den Kunden am Absender und zeigt einen Status:
   neu = bereit zum Anlegen   ✓ KA30833 = schon angelegt   gesperrt = Kunde braucht manuelles Review   unbekannt = Absender passt zu keinem Kunden
3. Klick auf „Vorschau"
   Ein Fenster zeigt die erkannten Positionen, Lieferdatum, Produktionsdatum, Warnungen und Fehler. Die Positionen wurden aus PDF oder Mail-Text gelesen und auf unsere Artikelnummern gemappt. Bei Warnungen (z.B. Feiertag in der Nähe, ungewöhnliche Menge) prüfst du kurz ob das passt.
4. Klick auf „In HFX360 anlegen"
   Jetzt passiert automatisch folgendes – alles in ca. 2 Sekunden:
   • Kundenauftrag (KA-Nummer) wird in HFX360 erstellt
   • Der Auftrag wird sofort nochmal gelesen und mit der Eingabe verglichen (Verify). Bei jeder Abweichung wird der Auftrag automatisch wieder gelöscht.
   • Die Original-Mail wird als .eml-Datei im Kundenauftrag unter Dateien angehängt
   • Die Mail wird in Outlook von Info-Inbox verschoben nach KUNDENAUFTRAG VON RUDI ERSTELLT
5. Prüfung in HFX360
   Öffne den Auftrag in Haufe X360 (der Direkt-Link steht auch auf /hfx360/). Vergleiche Positionen, Mengen, Produktionsdatum, Standort mit dem Original-Mail-Anhang. Alles OK? Zurück zur Übersicht, Button „Prüfen" klicken – setzt den Haken im Audit-Log.
6. Finale Ablage in Outlook (manuell)
   Nach deiner Prüfung verschiebst du die Mail selbst von KUNDENAUFTRAG VON RUDI ERSTELLT nach KUNDEN-Bestellungen gesammelt. Das ist das Langzeit-Archiv – RUDI fasst es nie an.

Outlook-Ordner (Info-Postfach)

Frontend-Seiten

Unterstützte Kunden

Kundenregeln (was pro Kunde hinterlegt ist)

Jeder Kunde hat eine Regel in der DB (kundenregeln) mit diesen Feldern – bearbeitbar unter /hfx360/kundenregeln.html:

Sicherheitsgarantien

Jede Auftragsanlage durchläuft mehrere Stufen. Bei jedem Fehler bricht der gesamte Vorgang ab.

1. Vor-Validierung (bevor überhaupt etwas geschrieben wird)

• Kunde existiert? (GET /Customer/{id})
• Kundenregel erlaubt Anlage? (nicht blockiert, nicht in review-nötig)
• Anliefertag erlaubt? (Kunde liefert nicht am Wochenende etc.)
• Lieferdatum plausibel? (gültiges Datum, nicht Vergangenheit, max. 30 Tage Zukunft)
• Feiertags-Check (±2 Tage) – gibt Warnung, weil Produktionsdatum-Regel dann oft nicht passt
• Jeder Artikel existiert (GET /StockItem/{id}) und hat Status aktiv (nicht „No Sales", nicht „Inactive")
• Mengen-Plausi – mehr als 5× Median des Kunden → Warnung
• Idempotenz – dieselbe mail_id kann nie zweimal angelegt werden (Unique-Index)

2. Audit-Eintrag im Auftrag

Im Feld Beschreibung des Kundenauftrags steht automatisch: [Automatisch via RUDI] von <Absender> · Betreff: "..." · E-Mail vom <Datum> · angelegt YYYY-MM-DD HH:MM:SS. So ist jeder RUDI-Auftrag sofort erkennbar.

3. Nach-Verifikation (Verify)

Sofort nach dem Anlegen wird der Auftrag neu gelesen (GET /SalesOrder/KA/{nr}?$expand=Details) und Position für Position mit der Eingabe verglichen. Bei jeder Abweichung (fehlende Position, falsche Menge, falscher Artikel) wird der Auftrag sofort wieder gelöscht und der Fehler gemeldet.

4. Mail-Anhang + Mail-Verschieben

Nach erfolgreicher Verifikation wird die Original-Mail als .eml-Datei an den Auftrag angehängt (Feld „Dateien" in HFX360, per PUT /entity/Default/24.200.001/SalesOrder/KA/{nr}/files/{name}.eml). Danach verschiebt RUDI die Mail im Info-Postfach in den Ordner KUNDENAUFTRAG VON RUDI ERSTELLT.

5. Kein stilles Auto-Handling

• RUDI legt nie automatisch ohne User-Klick an. Entweder über Inbox-Frontend oder über eine explizite Chat-Anweisung.
• Mails werden nie gelöscht, nur verschoben.
• Die finale Archivierung (KUNDEN-Bestellungen gesammelt) bleibt manuell.

Notfallplan

Stufe 1: Kompletter Stopp (Read + Write blockiert)

sudo ~/bin/hfx360-disable.sh "Begründung"

• Legt Kill-Switch-Datei ~/rudi-chat/.hfx360-killswitch an
• Setzt Env-Var HFX360_API_ENABLED=false in systemd-Override
• Löscht Session-Cookie
• Startet rudi-chat neu

Reaktivieren:

sudo ~/bin/hfx360-enable.sh

Stufe 2: Read-Only (Lesen erlaubt, Schreiben blockiert)

sudo ~/bin/hfx360-readonly.sh        # aktivieren
sudo ~/bin/hfx360-readonly.sh off    # deaktivieren

Sinnvoll wenn ihr nur keine neuen Anlagen wollt, aber Lookups (Customer, Artikel, Auftrags-Status) weiter erlaubt sein sollen.

Stufe 3: HFX360-seitig sperren

Für echte Notfälle, wenn der Server kompromittiert wäre:

• In HFX360 unter System → Integration → Verbundene Applikationen den RUDI-Client deaktivieren
• Oder den API-User br@regiofrucht.de sperren / Passwort ändern

Logs & Datenbank

Audit-Log in SQLite

Jede Anlage (und jeder Fehler) landet in ~/rudi-chat/hfx360.db, Tabelle hfx360_auftraege_log:

Schnellabfragen

# Letzte 10 Anlagen
sqlite3 ~/rudi-chat/hfx360.db \
  "SELECT erstellt_am, kunden_nr, auftrags_nr, status, order_total
   FROM hfx360_auftraege_log ORDER BY erstellt_am DESC LIMIT 10"

# Alle Fehler
sqlite3 ~/rudi-chat/hfx360.db \
  "SELECT erstellt_am, mail_id, fehler FROM hfx360_auftraege_log
   WHERE status != 'ok' ORDER BY erstellt_am DESC"

# Noch ungeprüfte Aufträge
sqlite3 ~/rudi-chat/hfx360.db \
  "SELECT erstellt_am, auftrags_nr, kunden_name FROM hfx360_auftraege_log
   WHERE status = 'ok' AND geprueft_am IS NULL ORDER BY erstellt_am DESC"

Service-Logs

sudo journalctl -u rudi-chat -f | grep -i hfx360

Technik (für Admins)

Endpoint + Auth

• Host: https://regiofrucht.haufe-x360.app
• API: /entity/Default/24.200.001 (Acumatica Contract-Based REST, Haufe X360 Build 25.101.x)
• Auth: Cookie-Session via POST /entity/auth/login (Name/Passwort/Company/Branch)
• Session-TTL: 25 Min, danach Auto-Re-Login
• Geschwindigkeit: ~1–2 Sekunden pro Auftrag inkl. Validierung + Verify + Mail-Anhang

Wichtige Calls

Custom-Feld Produktionsdatum

Wird als Acumatica Custom Field gesetzt: SOOrder.UsrProdDate (Typ CustomDateTimeField). Im PUT-Body unter custom.Document.UsrProdDate.

Tools für RUDI im Chat

Quelldateien

• ~/rudi-chat/lib/hfx360/api.js – API-Client, Validierung, Anlage, Verify, Mail-Anhang
• ~/rudi-chat/lib/hfx360/parser-router.js – Kunden-Erkennung + Parser-Router
• ~/rudi-chat/lib/hfx360/europapark-parser.js – EP-spezifischer PDF-Parser
• ~/rudi-chat/lib/hfx360/kundenregeln.js – Kundenregeln-Framework
• ~/rudi-chat/lib/hfx360/log.js – Audit-Log-DB-Zugriff
• ~/rudi-chat/lib/tools/handlers/hfx360.js – Chat-Tool-Handler
• ~/rudi-chat/routes/hfx360.js – Backend-Routen für Frontend
• /var/www/html/hfx360/ – Frontend-Seiten